Suchen & Finden
Das Modul „Dokumente“ ist eine komplette Dokumentenverwaltung. Für das BW2-Portal spielt es keine Rolle, ob Daten der standarisierten MS-Office Welt entspringen oder ob etwa ein CAD-System, ein Grafikprogramm oder gar eine proprietär progammierte Software ungewöhnliche Formate produziert. Es ordnet jede Software, die Dokumente emittiert, seiner außergewöhnlich fein strukturierten Verwaltung unter. Definierte Filter und rasante Volltextsuche stellen Dokumente, selbst aus dem größten Datenpool heraus, ganz einfach zur Verfügung.
Vorlagen & Struktur
Durch Klick auf eine Vorlage wird ein Dokument erstellt. Diese kann leer sein und nur dem einen Zweck dienen, über den MIME-Typen (.doc, .pdf, .txt) die richtige Software aus dem Portal heraus zu starten. Sie kann aber auch z. B. Elemente der eigenen CI an das verarbeitende Programm übergeben. Jedem neuen Dokument werden ganz automatisch Attribute zugeordnet wie z. B. Besitzer, Erstellungs- bzw. Änderungsdatum, Sprache und Sicherheit. Ein Besitzer hat aber auch jederzeit die Möglichkeit, Eigenschaften zu ändern bzw. zu ergänzen. Beispielsweise kann eine inhaltliche Beziehung zu einer Adresse oder einem Projekt hergestellt-, Kennungen für die Kategorisierung vergeben- oder auch die Sicherheit geändert werden.
Checken & Versionieren
Einchecken
Mit dem Portal erstellte Dokumente, liegen in der Datenbank und sind damit überall verfügbar. Lokale Dateien können ebenfalls in das Portal übernommen werden. Wird ein Dokument geöffnet, gilt es ab diesem Moment als ausgecheckt. So wird doppelte Bearbeitung verhindert. Es ist gesperrt und sein Eintrag in Listen ändert das Attribut der Schrift(fett). Gleichwohl ist eine Kopie zur Bearbeitung unter anderem Namen jederzeit zu öffnen. Wird ein Dokument vom Bearbeiter wieder eingecheckt, ist die neueste Version sofort für alle Berechtigten wieder verfügbar. Der Listeneintrag sieht auch wieder normal aus.
Versionieren
Die Dokumentenverwaltung bietet eine Möglichkeit zur Versionierung an. Das Format der Versionsnummer ist beliebig vom Benutzer zu bestimmen und das Portal zählt sie automatisch hoch. Jede Version eines Dokuments wird gespeichert. In einer Übersicht ist ersichtlich, wer wann was geändert hat.
Ausgewählte Funktionen
Sicherheit
Dokumente sind mit einer Sicherheit ausgestattet und daher zunächst grundsätzlich für alle Mitarbeiter gesperrt. Der Besitzer muss daher aktiv wählen, wer sein Dokument lesen darf, wenn es außer ihm noch weiteren Mitarbeitern zugänglich sein soll. Berechtigungen können über Alle, Teams, Projektmitglieder oder Manager bis hin zum einzelnen Mitarbeitern erteilt werden.
Information
Jedes Dokument trägt außer seinem reproduzierbaren, primären Inhalt wie Text, Bild und sonstiger Information, einen Satz mit administrativen Sekundärinformationen. Das sind alle Eigenschaften, wie z. B. Besitzer, Sicherheit, Erstellungsdatum, Bemerkungen und Verbindungen zu verwandten Datensätzen. Diese wichtige Sekundärinformation kann mit einem einfach zu konfigurierenden Report selektiv ausgegeben werden.
Bemerkungen
Im Feld „Bemerkungen“ der Dokumenteigenschaften können Hinweise zum Dokument abgelegt werden. Damit steht eine weitere objektbezogene Ebene als Informationsträger zur Verfügung. Bemerkungen können im Dokument-Bericht wahlweise mit ausgegeben werden.
Verbundene Daten im Direkzugriff
In jedem Dokument stehen Listen mit verbundenen Daten zur Verfügung, sogenannte Relationen, die mit Doppelklick in eine Zeile direkt geöffnet werden können. Mit Aufruf eines Dokuments steht also der komplette Informationssatz zur Verfügung, den das Portal mit ihm in Verbindung setzen kann. Der wichtigste, aktuelle Zustand (abgeschlossen, in Bearbeitung, überfällig etc.) einzelner Elemente wird durch Schriftattribute erkennbar. Den Listenumfang bestimmen tatsächlich vorhandene Daten sowie die Berechtigungslage eines Benutzers. Gezielter Einsatz von Filtern beschränkt sie auf das tatsächlich erforderliche Maß. Listen können nach einzelnen Feldern (Spalten) gruppiert werden, wobei diese bei Bedarf zu verschieben, entfernbar bzw. hinzu zu fügen sind. Die Sortierordnung von Spalten ist wahlweise neutral, auf- oder absteigend einstellbar, wobei die Sortierfolge unabhängig von der Anordnung in der Tabelle ist. Das BW2-Portal speichert die zuletzt wirksame Spalten- und Filterkonfiguration jeder Liste.
